Association du personnel retraité de l'Université du Québec à Montréal

STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Dans ce document, le générique masculin est utilisé, sans intention discriminatoire aucune, pour alléger le texte et en faciliter la lecture.

 Article 1 - Dispositions générales
 Article 2 - Les membres
 Article 3 - L'Assemblée générale
 Article 4 - Le Conseil d'administration
 Article 5 - Les Comités
 Article 6 - Dispositions financières  

Article 1 : Dispositions générales

1.1 Désignation

L’Association est constituée sous l’autorité de la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38) sous le nom de Association du personnel retraité de l’Université du Québec à Montréal. C’est un organisme sans but lucratif.

1.2 Sigle 

Le sigle de l’Association est APRÈS L’UQAM.

1.3 Siège social

Le siège social de l’Association est situé à l’intérieur des locaux de l’Université à un endroit déterminé conjointement par l’Association et la direction de l’UQAM.

1.4 Constitution et juridiction

L’Association du personnel retraité de l’Université du Québec à Montréal est constituée des membres retraités du personnel non enseignant et des membres retraités des chargés de cours, de leur conjoint et des membres du personnel non enseignant et des membres des chargés de cours qui sont à quelques années de leur retraite et qui adhèrent à l’Association.

1.5 Définition

Dans les présents Statuts et règlements généraux, les termes et expressions suivants signifient :

1.51  Association et APRÈS L’UQAM : signifie l’Association du personnel retraité de l’Université du Québec à Montréal.

1.52 Université et UQAM : signifie l’Université du Québec à Montréal.

1.53 Retraité : tout membre du personnel non enseignant et tout membre des chargés de cours de l’UQAM qui a pris sa retraite est automatiquement Retraité.

1.54 Membres passifs : tout membre retraité qui ne fait pas partie de l'APRÈS L'UQAM.

1.55 Membre conjoint : le conjoint de tout membre actif peut devenir membre conjoint s’il remplit le formulaire d’adhésion de l’Association.

1.56 Membre actif : désigne tout membre retraité ou préretraité (50 ans et plus) du personnel non enseignant et des chargés de cours de l'Université du Québec à Montréal et son conjoint qui :

• a signé et complété le formulaire d’adhésion à l’Association;
• a acquitté sa cotisation annuelle.

1.58 Membre collectif : désigne tout groupe, unité, association ou syndicat de l’UQAM qui paye la cotisation prévue pour un tel membre. Un représentant d’un membre collectif peut assister aux réunions de l’Assemblée générale mais n’a pas droit de vote et ne peut être élu au conseil d’administration.

1.6 Buts
L’Association du personnel retraité de l’Université du Québec à Montréal vise à contribuer au bien-être individuel et collectif de ses membres dans le but d’améliorer leurs conditions de vie.

Plus particulièrement, l’Association :

• défend et favorise les intérêts économiques, culturels, sociaux et moraux de ses membres;
• défend les droits individuels et collectifs des retraités;
• représente les membres auprès de l’Université ou de tout autre organisme ou individu susceptible d’apporter une contribution à l’Association;
• maintient des liens avec les diverses entités de l’Université et s’emploie à faciliter la participation de ses membres aux activités de l’UQAM;
• collabore avec d’autres groupes ou associations ayant avec elle des intérêts communs concernant l’éducation, le développement social et le bien-être des retraités;
• favorise, maintient et développe des liens d’amitié et d’entraide chez les retraités. 

Article 2 : Les membres

2.1 Catégories de membres

Il y a 5 catégories de membres :

Est admissible comme membre, en plus des membres collectifs, tout membre retraité du personnel non enseignant et tout membre retraité des chargés de cours de l’UQAM, son conjoint ainsi que tout membre du personnel non enseignant et tout membre des chargés de cours qui est à quelques années de sa retraite.

2.3 Carte de membre

Le conseil d’administration détermine les modalités d’émission des cartes de membres.

2.4 Démission

Un membre qui n'a pas payé sa cotisation six (6) mois après le début de l’année financière, est considéré démissionnaire et déclaré comme tel, lors de la première réunion du conseil d'administration qui suit la date d'échéance, si le conseil d'administration le juge à propos.

2.5 Responsabilité des membres

Les membres de l’Association n’ont pas d’autres obligations financières vis-à-vis de l’Association que celle de payer leur cotisation annuelle déterminée, conformément aux Statuts et règlements généraux.

Il n’y a donc aucune obligation des membres face à l’administration ou aux risques que peuvent prendre les officiers de l’Association.

Article 3 : L’Assemblée générale

3.1 Rôle et pouvoirs de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale est l’instance suprême de l’Association. Sous réserve des dispositions des présents Statuts et règlements, et en vertu des pouvoirs qui lui sont expressément dévolus, l'Assemblée générale :  

a) détermine les orientations, les politiques générales, les objectifs majeurs, les grandes lignes d’action et les priorités, en accord avec les buts de l’Association;

b) élit les membres du conseil d’administration;

c) adopte les Statuts et règlements de l’Association et les modifie;

d) fixe, sur recommandation du conseil d’administration, la cotisation annuelle des membres et autres contributions et détermine les services qu’elle rend;

e) reçoit et dispose du rapport annuel du conseil d’administration et de tout rapport des comités formés;  

f) reçoit et approuve les états financiers et les prévisions budgétaires de l’Association sur recommandation du conseil d’administration;

g) adopte les normes et modalités de remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation des membres du conseil d’administration et des comités formés, conformément aux Statuts et règlements généraux;

h) autorise tout emprunt monétaire sur le crédit de l’Association;

i) désigne, si elle le désire, une personne pour effectuer la vérification des livres comptables de l’Association et en reçoit le rapport;

j) désigne, s’il y a lieu, une personne qui assume la présidence des élections ainsi qu’une personne qui assume le secrétariat des élections;

k) donne son avis sur tout sujet d’intérêt pour l’Association;

l) reçoit et, le cas échéant, ratifie tout projet de protocole ou entente intervenu entre l’UQAM et l’Association ou entre tout autre organisme et l'Association.

L’Assemblée générale se compose des membres actifs de l’Association.

3.3 Réunion statutaire annuelle de l’Assemblée générale

Une réunion de l’Assemblée générale doit avoir lieu dans les soixante (60) jours de la fin d’un exercice financier. Elle est convoquée par le président sur avis du conseil d’administration.

La convocation à la réunion statutaire annuelle est expédiée par courriel à tous les membres actifs, honoraires et collectifs, qui ont une adresse électronique, et par la poste aux membres actifs qui n'ont pas d'adresse élétronique, au moins dix (10) jours avant la date fixée pour sa tenue. L’ordre du jour est annexé à l’avis de convocation et contient au minimum les articles suivants :

3.4 Réunion spéciale de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale se réunit chaque fois que les circonstances l’exigent.

Le président ou le conseil d’administration peut convoquer une réunion spéciale de l’Assemblée générale. De plus, le conseil d’administration doit convoquer une réunion spéciale dans les quinze jours d’une demande écrite et signée en ce sens qui lui est faite par au moins quinze (15) membres actifs de l’Association.

Un avis d’au moins cinq (5) jours est nécessaire pour la tenue d’une réunion spéciale de l’Assemblée générale. L’ordre du jour est annexé à l’avis de convocation et doit expressément mentionner tous les sujets à être étudiés et est expédié par écrit aux membres actifs, honoraires et collectifs de l’Association.

L’assemblée peut, à la majorité des deux-tiers (2/3) des membres présents, être saisie de toute affaire non énoncée dans l’avis de convocation.

3.5 Quorum

À la séance statutaire annuelle, de même qu’aux séances spéciales, le quorum est de quinze (15) membres actifs.

3.6 Vote

Normalement le vote se prend à main levée, à moins qu’un membre ne demande le vote secret et que l’assemblée acquiesce à la majorité.

Sauf dans les cas mentionnés au paragraphe ci-dessous, les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées, chaque membre actif présent ayant un droit de vote. Les abstentions ne comptent pas dans le calcul des voix exprimées.

Lorsqu’une décision porte sur l’un des sujets suivants, un avis de motion doit être expédié à tous les membres actifs au moins dix (10) jours avant la tenue de l’Assemblée générale, et la décision est prise aux deux-tiers (2/3) des voix exprimées :

Aux fins d’abroger ou de modifier les présents Statuts et règlements généraux et autres règlements, l’avis de convocation à l’Assemblée générale doit comporter la mention précise du texte à abroger ou à modifier, de même que le nouveau texte proposé.

3.8 Procédures

Pour les Assemblées générales, la procédure, dans un souci de simplicité, sera prédéterminée par le conseil d’administration et expliquée aux membres présents par la personne qui assume la présidence de l’assemblée.

En cas de litige en cours d’assemblée sur un point non prévu à la procédure prédéterminée par le conseil d’administration, les règles du code Morin s’appliquent.

3.9 Invités et observateurs

L’Assemblée générale peut admettre à ses séances des personnes à titre d’invités ou d’observateurs. Ces personnes ont droit de prendre part aux délibérations mais n’ont pas droit de vote.

Article 4 : Le Conseil d’administration

4.1 Pouvoirs

Le conseil d’administration est l'instance qui gouverne l’Association entre les réunions de l’Assemblée générale. Le conseil d’administration voit à la bonne marche de l’Association et exécute les décisions de l’Assemblée générale. Il est responsable de l'administration courante de l’Association.

Plus particulièrement, le conseil d’administration :

a) prépare les orientations et les politiques à soumettre à l’Assemblée générale;

b) prépare et soumet à l’Assemblée générale le plan d'action et les prévisions budgétaires de l’Association;

c) prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats qu’il peut signer et les obligations auxquelles il peut souscrire;

d) détermine les conditions d’admission des membres;

e) contracte les emprunts pour et au nom de l’Association conformément au budget adopté;

f) rend compte de son administration et de sa conduite à l’Assemblée générale;

g) voit au renouvellement du protocole d’entente entre l’Université et l’Association.

4.2 Composition

Le conseil d’administration est composé de huit (8) membres élus, à l’exception du président sortant, par et parmi l’Assemblée générale lors de sa réunion statutaire annuelle :

• le président;
• le 1^er vice-président;
• le 2^e vice-président;
• le trésorier;
• le secrétaire;
• le 1^er conseiller;
• le 2^e conseiller;
• le 3^e conseiller;
• le président sortant.

Le président, le 1^er vice-président, le 2^e vice-président, le trésorier, le secrétaire et les trois conseillers agissent à titre d’officiers de l’Association.

4.4 Le président

La personne qui assume la présidence de l’Association représente officiellement l’Association et en est son porte-parole.

La personne qui occupe ce poste remplit également toutes les autres fonctions découlant de sa charge et celles qui lui sont assignées par les instances de l’Association. Plus particulièrement, elle :

a) convoque, prépare les ordres du jour et préside les Assemblées générales et les réunions du conseil d’administration. Du consentement du président, la présidence des Assemblées générales peut être assumée
par une personne désignée par l'instance concernée;

b) coordonne la bonne marche de l’Association;

c) est membre d’office de tous les comités;

d) signe les procès-verbaux et autres documents conjointement avec le secrétaire;

e) signe les cartes de membres;

f) exécute tout autre mandat confié par les instances de l’Association.

4.5 Les vice-présidents

Les personnes qui assument les vice-présidences de l’Association assistent le président dans l'exercice de ses fonctions et peuvent le remplacer au besoin.

Plus particulièrement, les 1^er et 2^e vice-présidents sont responsables d’activités et de comités qui leur sont confiés par le conseil d’administration.

En cas d’incapacité d’agir du président, le 1^er vice-président exerce ses fonctions.

Les personnes qui assument les vice-présidences remplissent également toutes les autres fonctions qui leur sont assignées par les instances de l’Association.

4.6 Le trésorier

Le trésorier perçoit les cotisations, paye les dépenses autorisées et tient la comptabilité de l’Association conformément aux principes comptables. Cette personne, à la fin de chaque année financière, soumet les états financiers (bilan et état des résultats) au conseil d’administration pour recommandation à l’Assemblée générale.

Plus particulièrement, le trésorier :

a) signe les chèques et autres effets de commerce conjointement avec le président ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d’administration;

b) assume la garde des biens de l’Association qu’il administre selon les directives du conseil d’administration;

c) prépare les prévisions budgétaires à soumettre au conseil d’administration pour recommandation à l’Assemblée générale;

d) encaisse le paiement des cotisations des membres et transmet les cartes de membres à chaque membre actif et collectif;

e) prépare les rapports que la loi et les règlements requièrent de l’Association;

f) exécute tout autre mandat confié par les instances de l’Association.
 

Le secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée générale et du conseil d’administration et les signe conjointement avec la personne qui assume la présidence de la réunion au cours de laquelle le procès-verbal est approuvé.

Plus particulièrement, le secrétaire :  

a) a la charge des archives, documents et effets de l’Association et sur demande, les soumet au conseil d’administration;

b) est responsable de la diffusion de l’information;

c) voit à l’organisation et à la logistique des réunions des Assemblées générales et du conseil d’administration;

d) tient à jour le fichier des membres de l’Association;

e) transmet annuellement les cartes de membres aux membres honoraires;

f) exécute tout autre mandat confié par les instances de l’Association.

Les 1^er , 2^e et 3^e conseillers assistent les autres officiers dans l’exercice de leurs fonctions et se voient confier des mandats ad hoc par le conseil d’administration.

4.9 Le président sortant

Le président sortant agit à titre de personne ressource dans le but d’assurer la continuité avec le nouveau président. Il est en poste pour un an.

4.10 Durée des mandats

Les membres du conseil d’administration, sauf le président sortant, sont nommés en alternance pour une période de deux ans. Ce mandat est renouvelable.

Quoique le mandat soit écoulé, le titulaire sortant demeure en fonction jusqu'à l'élection d’un successeur, pourvu cependant qu’il conserve le statut de membre actif de l’Association.

En vertu du principe d’alternance :

• les mandats du président, du 2^e vice-président, du secrétaire et du 1^er conseiller se terminent lors d’une année paire;

• les mandats du 1^er vice-président, du trésorier, du 2^e et du 3^e conseiller se terminent lors d’une année impaire.

Il y a vacance à un poste du conseil d’administration lorsque la personne en titre démissionne ou décède ou s'absente à plus de deux réunions consécutives du conseil d’administration sans motif valable.

Le poste vacant est comblé, par intérim, par le conseil d’administration parmi les membres actifs et ce, jusqu’à la réunion suivante de l’Assemblée générale.

4.12 Convocation

Le conseil d’administration se réunit à la convocation écrite ou verbale du président.

4.13 Quorum

Le quorum est de la moitié des membres plus un.

4.14 Prise de décision

Le vote est pris à main levée. La majorité des voix des personnes présentes est requise pour disposer des questions.

Le président a droit de vote et en cas d’égalité des voix, son vote est prépondérant.

4.15 Procédure d’élection

L’Assemblée générale désigne deux personnes pour assumer respectivement la présidence et le secrétariat d’élection. Si ces personnes sont choisies parmi les membres de l’Assemblée générale avec droit de vote, elles ne perdent pas leur droit de vote.

La mise en candidature à un poste du conseil d’administration doit être proposée et appuyée par un membre actif de l’Association.

Le président d’élection procède à la tenue d’un scrutin secret. L’Assemblée générale choisit successivement le président, le 1^er vice-président, le 2^e vice-président, le trésorier, le secrétaire, le 1^er conseiller, le 2^e conseiller et le 3^e conseiller dont le terme est échu.

Pour être élu lors d'un scrutin, un candidat doit recueillir une majorité des voix de toutes les personnes qui ont droit de vote à l’Assemblée générale et qui s'en sont prévalu. Les abstentions et annulations ne comptent pas dans le calcul des voix exprimées.

Si plusieurs tours de scrutin sont nécessaires et qu'il y a plus de deux candidats en lice, à chaque tour de scrutin, la personne qui obtient le moins de votes est éliminée jusqu'à ce que seulement deux personnes restent en lice.

Le dépouillement des bulletins de vote est effectué par le président d’élection assisté par le secrétaire d’élection.

4.16 Responsabilités

Les officiers qui agissent conformément à leur mandat et qui sont de bonne foi dans leurs engagements pour l’Association sont à l’abri de tout reproche et n’assument aucune responsabilité personnelle.

4.17 : Exclusion d’un membre

4.17.1 Décision de radiation d’un membre
Chaque membre de l’Association peut subir une exclusion des activités de l’Association pour préjudice à l’Association ou harcèlement envers l’un ou plusieurs membres du Conseil d’administration de l’Association, ou tout autre membre de l’Association.

Le Conseil d’administration peut prendre la décision d’exclure un membre, considérant qu’il doit veiller à la bonne marche de l’Association. Le Conseil d’administration motive par écrit sa décision auprès du membre exclu. Le membre exclu ne peut plus participer à aucune activité de l’Association dès la signification, par écrit, de l’exclusion.

4.17.2 Droit d’appel
Le membre exclu a le droit d’appeler de la décision du Conseil d’administration à l’Assemblée générale annuelle. Cet appel doit être déposé par une demande écrite transmise au secrétaire de l’Association. Cet appel doit se faire dans la période qui précède l’Assemblée générale annuelle qui suit la décision d’exclusion.
L’Assemblée générale annuelle saisie de cet appel doit constituer un Comité d’appel formé de trois membres de cette Assemblée, excluant les membres du Conseil d’administration.

4.17.3 Le Comité d’appel
Le Comité d’appel peut prendre trois décisions :
a) Modifier la mesure en lui fixant un terme déterminé
b) Maintenir la décision de l’exclusion
c) Rescinder la mesure d’exclusion

Article 5 : Les Comités

5.1 Constitution

L’Assemblée générale et le conseil d’administration peuvent former tout comité jugé nécessaire pour la bonne marche des affaires de l’Association, en établir le mandat, en désigner les membres et en recevoir les rapports et ce, dans les limites du budget de l’Association.

5.2 Pouvoirs et devoirs

Les comités exécutent les travaux qui leur sont confiés et font rapport à l’Assemblée générale ou au conseil d’administration de l'avancement de leurs études et de leurs travaux.

5.3 Mandat

Les membres d'un comité sont nommés pour la durée du mandat dudit comité. Les membres peuvent être renommés.

5.4 Vacance

S'il survient une vacance dans un comité, elle est comblée par le conseil d’administration.

5.5 Dépenses

Aucun comité ne peut effectuer des dépenses ou contracter des emprunts ou des dettes sans l'autorisation du conseil d’administration. Lorsque requis, un comité doit présenter des prévisions de dépenses au conseil d’administration.

Article 6 : Dispositions financières

6.1 Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle est fixé chaque année par l’Assemblée générale, sur recommandation du conseil d’administration. Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser la cotisation.

Tout membre du personnel non enseignant et tout membre des chargés de cours de l'UQAM qui prend sa retraite et qui remplit le formulaire d'adhésion de l'Association du personnel de l'UQAM durant une année financière débutant le 1^er avril et se terminant le 31 mars est exempté de cotisition pour cette année-là.

6.2 Budget

Les prévisions budgétaires de l’Association sont adoptées par l’Assemblée générale, sur recommandation du conseil d’administration.

6.3 Année financière

L’année financière de l’Association commence le 1^er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

6.4 Livres et comptabilité

Le conseil d’administration fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association et toutes ses dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association. 

Ce livre ou ces livres sont gardés au siège social de l’Association et sont ouverts en tout temps à l'examen du président, du conseil d’administration ou de tout membre de l’Assemblée générale.

6.5 Vérification

Si l’Assemblée générale le demande, la vérification comptable des états financiers (bilan et état des résultats), est effectuée aussitôt que possible après l’expiration de l’exercice financier par le vérificateur nommé à cette fin lors de la réunion statutaire annuelle de l’Assemblée générale.

6.6 Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

6.7 Remboursement des dépenses

Les frais de déplacement, de séjour et de représentation des membres du conseil d’administration et des membres des comités formés conformément aux Statuts et règlements généraux sont à la charge de l’Association selon les normes et modalités établies par l’Assemblée générale.

6.8 Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président ou le 1^er vice-président et par le secrétaire ou le trésorier.

6.9 Disposition transitoire

Nonobstant les dispositions de l’article 6.3, l’année financière de l’année 1999-2000 commence le 1^er juin 1999 et se termine le 31 mars 2000.

Mise à jour : 2019-11-28